Maatwerk software laten maken: wanneer loont het?

Maatwerk software laten maken loont als je proces je onderscheidt van concurrenten, als je team dagelijks gegevens overtypt tussen losse pakketten, of als een standaardpakket je dwingt anders te werken dan goed is voor je bedrijf. In alle andere gevallen is een bestaand pakket meestal sneller en goedkoper. En vaak is de slimste keuze een combinatie: je houdt het standaardpakket en laat er een stuk maatwerk omheen bouwen. In dit artikel lees je hoe je die afweging maakt, wat maatwerk kost tegenover licenties, welke risico's je moet afdekken en hoe je klein begint.

De korte versie

• Standaard waar het kan, maatwerk waar het telt. Boekhouding, e-mail en salarisadministratie koop je; het proces waarmee je het verschil maakt, laat je bouwen.
• Kijk naar de kosten over drie jaar, niet alleen naar de eenmalige bouwprijs of het maandbedrag.
• Een tussenvorm is vaak het beste: je bestaande pakket blijft, en een klantportaal, dashboard of koppeling eromheen haalt het handwerk weg.
• Zorg dat de code en data van jou zijn, zodat je niet vastzit aan de partij die het bouwde.

Wanneer is een standaardpakket de betere keuze?

Voor veel taken is er al uitstekende software. Een boekhoudpakket, een CRM of een no-codetool is meteen beschikbaar, wordt door de leverancier onderhouden en bevat functies waar duizenden bedrijven al op hebben getest. Kies standaard als:

• Je proces gangbaar is. Facturen sturen, uren schrijven, een nieuwsbrief versturen: daar hoef je het wiel niet opnieuw voor uit te vinden.
• Het pakket voor 90 procent past en de laatste 10 procent geen klanten of uren kost.
• Je snel moet starten en nog niet precies weet hoe je proces eruitziet.
• Wetgeving een grote rol speelt, zoals bij salarisadministratie, waar een leverancier de regels voor je bijhoudt.

Wanneer loont maatwerk?

Maatwerk wordt interessant zodra een standaardpakket meer kost dan het oplevert, in geld of in tijd. Dit zijn de signalen:

• Je proces is je voorsprong. Als de manier waarop je plant, prijst of levert het verschil maakt met concurrenten, wil je dat niet in de mal van een pakket persen dat iedereen gebruikt.
• Je team plakt systemen aan elkaar. Gegevens worden overgetypt van het ene pakket naar het andere, of alles loopt via een Excel-bestand dat maar één persoon echt begrijpt.
• De licentiekosten groeien met je team. Bij prijzen per gebruiker wordt elke nieuwe medewerker duurder, ook als die maar een klein deel van het pakket gebruikt.
• Het pakket bepaalt hoe je werkt. Je past je werkwijze aan de software aan in plaats van andersom, en dat kost klanten of tijd.
• Je hebt koppelingen nodig die er niet zijn. Het pakket praat niet met je andere systemen, of alleen via een omweg.
• Je wilt eigenaar zijn van je data, en die niet afhankelijk maken van de prijzen en keuzes van één leverancier.

De tussenvorm: standaard met maatwerk eromheen

Het is zelden alles of niets. Vaak is de slimste keuze om je boekhoudpakket, CRM of webshopplatform te houden en er een stuk maatwerk omheen te laten bouwen:

• Een koppeling die bestellingen, klanten of facturen automatisch tussen systemen doorzet.
• Een klantportaal waarin klanten zelf hun status, documenten of facturen zien, gevoed door je bestaande systemen.
• Een intern dashboard dat gegevens uit meerdere pakketten op één plek laat zien.
• Een rekenmodule of configurator bovenop een bestaand platform.

Een goed voorbeeld is Glasfixer. De webshop draait op Shopify, maar een eigen prijscalculator laat klanten glas op maat bestellen zonder offerte. Orders hoeven niet meer met de hand te worden ingeboekt, en dat scheelt 10 uur per week. Het standaardplatform doet wat het goed kan, het maatwerk doet de rest.

Tip: schrijf een week lang op welke taken je team dubbel doet, overtypt of in Excel bijhoudt. Die lijst is vaak het beste startpunt voor maatwerk, en laat meteen zien hoeveel uur het je kost.

Wat kost maatwerk tegenover een pakket?

Bij een standaardpakket betaal je doorlopend: een maandbedrag, vaak per gebruiker, zolang je het gebruikt. Bij maatwerk betaal je vooral eenmalig voor de bouw, plus hosting en onderhoud. Om die twee eerlijk te vergelijken, reken je over een periode van drie jaar:

• Pakket: licenties maal het aantal gebruikers maal 36 maanden, plus de uren die je team kwijt is aan omwegen en handwerk.
• Maatwerk: de bouw, plus hosting en onderhoud voor drie jaar, min de uren die je bespaart.

Vergeet die uren niet. Tien uur handwerk per week is al snel meer waard dan de licentie zelf. Als indicatie voor maatwerk, op basis van onze eigen projecten:

Na een gratis intake krijg je één vaste prijs en een vaste deadline. Hoe die bedragen zijn opgebouwd, lees je in Wat kost een app laten ontwikkelen?; voor webapplicaties gelden dezelfde prijsklassen.

De risico's van maatwerk, en hoe je ze afdekt

Het grootste risico van maatwerk is niet de techniek, maar afhankelijkheid. Je ruilt de afhankelijkheid van een pakketleverancier in voor afhankelijkheid van de partij die je software bouwde. Dat dek je af met een paar afspraken vooraf:

• De code is van jou. Leg vast dat de broncode en de data jouw eigendom zijn.
• Je hebt toegang tot alles. Hosting, database en de plek waar de code staat, op naam van je eigen bedrijf of met volledige toegang voor jou.
• Er is documentatie. Zodat een andere ontwikkelaar het werk kan overnemen als dat ooit nodig is.
• Gangbare technologie. Software in een veelgebruikte programmeertaal is makkelijker over te dragen dan iets wat maar een handvol mensen kan onderhouden.
• Onderhoud is afgesproken. Ook maatwerk heeft updates nodig. Spreek vooraf af wie dat doet en wat het kost.

Waar je verder op let bij het kiezen van een ontwikkelpartij, lees je in zo kies je de juiste partij.

Begin klein: één proces, één eerste versie

De grootste fout bij maatwerk is alles in één keer willen vervangen. Kies het ene proces dat het meeste tijd of geld kost, en laat daar een eerste versie voor bouwen. Werkt dat, dan breid je stap voor stap uit. Zo leer je wat je echt nodig hebt, en loop je nooit het risico dat een groot project halverwege vastloopt. Hoe je zo'n kleine eerste versie afbakent, lees je in Wat is een MVP?.

Voorbeelden uit onze projecten

DenHaagTax: boekingen, ritten en betalingen in één systeem

Taxibedrijf DenHaagTax wilde boekingen eenvoudiger en efficiënter verwerken. We bouwden een boekingssysteem op maat waarin boekingen, het uitzetten van ritten en betalingen samenkomen. De boekingsflow testten we met A/B-testen, zodat de versie bleef die voor gebruikers het best werkte. Sinds de invoering ziet DenHaagTax meer boekingen en lagere operationele kosten.

Haagse Taxi: één platform voor twee merken

De eigenaar van Haagse Taxi heeft ook de Haagse Taxi Centrale. Een standaard boekingspakket per merk zou alles dubbel maken. In plaats daarvan bouwden we één boekingsplatform waarop beide merken draaien, elk met een eigen website. Tarieven en boekingen staan op één plek, en klanten zien vooraf hun vaste ritprijs.

Getmio: een platform dat aan strenge eisen voldoet

Voor cryptobroker Getmio, een van de eersten met een Nederlandse licentie, bouwden we een brokerplatform op maat. Samen met een advocatenkantoor stelden we een KYC-protocol op. Bij zulke eisen is maatwerk vaak de enige manier om het proces precies goed te krijgen.

Zo werken wij

We bouwen webapplicaties van intern dashboard tot klantportaal of SaaS-MVP, meestal in 4 tot 8 weken van scope tot livegang. Na betaling is de code volledig van jou, net als je data. Je krijgt toegang tot code en hosting met documentatie, en we koppelen met de systemen die je al gebruikt, van CRM tot boekhoudpakket. Na de lancering kun je bij ons terecht voor onderhoud en doorontwikkeling.

Twijfel je tussen een pakket en maatwerk? In een gratis intake kijken we samen welk proces het meeste oplevert en of een tussenvorm genoeg is. Lees meer over webapplicaties op maat, bekijk ons proces of al onze cases.