Een dashboard laten maken loont zodra je cijfers belangrijk genoeg zijn om beslissingen op te nemen, maar ze nu met de hand in Excel worden bijgehouden. Er zijn drie routes: een BI-tool zoals Power BI of Looker Studio bovenop je bestaande data, een dashboard op maat als webapplicatie, of een dashboard in het systeem dat je proces al draait. In dit artikel lees je wanneer elke route past, hoe je bepaalt wat er op je dashboard hoort en wat het kost.

De korte versie

  • Begin bij de beslissing, niet bij de grafiek. Een goed dashboard toont de drie tot vijf cijfers waar iemand iets mee doet.
  • Een BI-tool is vaak genoeg als een paar mensen data willen analyseren die al in koppelbare bronnen staat.
  • Een dashboard op maat past als het actie moet sturen, door veel mensen of klanten wordt gebruikt, realtime moet zijn of data combineert die een BI-tool slecht bereikt.
  • Laat een dashboard waarschuwen, zodat niemand er de hele dag naar hoeft te kijken.

Signalen dat je Excel bent ontgroeid

Excel is een prima begin. Maar op een gegeven moment kost het bijhouden meer tijd dan het oplevert. Je herkent het aan deze signalen:

  • Iemand kopieert elke week data met de hand uit je webshop, boekhouding of planning naar een spreadsheet.
  • Er zweven meerdere versies rond. "Rapportage_definitief_v3" en niemand weet welke cijfers kloppen.
  • De cijfers zijn altijd een week oud. Tegen de tijd dat je ze ziet, is het moment om bij te sturen voorbij.
  • Maar één persoon begrijpt het bestand. Is die persoon ziek of op vakantie, dan is er geen overzicht.
  • Je wilt cijfers delen met klanten of partners, maar een spreadsheet mailen voelt onprofessioneel en is lastig te beveiligen.

Route 1: een BI-tool bovenop je bestaande data

BI-tools zoals Power BI en Looker Studio zijn gemaakt om data uit verschillende bronnen te analyseren en te visualiseren. Ze zijn krachtig, worden door de leverancier onderhouden en hebben koppelingen met veel gangbare pakketten.

Een BI-tool past goed als:

  • een klein aantal mensen de cijfers analyseert, zoals directie of finance;
  • je data al in bronnen staat waar de tool een kant-en-klare koppeling mee heeft;
  • het om terugkijken en analyseren gaat, niet om direct ingrijpen in een lopend proces;
  • iemand in je team tijd en zin heeft om rapporten te bouwen en bij te houden.

Wees eerlijk over de grenzen. Met veel gebruikers lopen de licenties per gebruiker op, data uit eigen systemen of databases zonder standaardkoppeling is lastig binnen te halen, en een BI-rapport is vooral om naar te kijken: goedkeuren, toewijzen of een klant bellen doe je ergens anders.

Route 2: een dashboard op maat als webapplicatie

Een dashboard op maat is een eigen webapplicatie, gebouwd rond jouw proces. Het past wanneer:

  • het actie moet sturen, niet alleen rapporteren. Je wilt in hetzelfde scherm een order goedkeuren, een rit toewijzen of een klant opvolgen.
  • veel mensen het gebruiken, zoals een heel team, of klanten en partners die hun eigen gegevens zien.
  • de cijfers realtime moeten zijn, omdat je tijdens de dag moet bijsturen en niet pas achteraf.
  • data uit systemen komt die een BI-tool slecht bereikt, zoals je eigen software, een marktplaats of een externe API.
  • verschillende gebruikers verschillende dingen mogen zien, met rechten die precies aansluiten op je organisatie.

Het nadeel: je laat iets bouwen in plaats van een licentie af te sluiten, en je hebt een partij nodig voor onderhoud. Wanneer maatwerk in het algemeen loont boven een standaardpakket, lees je in Maatwerk software laten maken: wanneer loont het?.

Route 3: het dashboard in je bestaande systeem

Soms is het beste dashboard er al. Veel webshopplatforms, boekhoudpakketten en CRM's hebben ingebouwde overzichten. Kijk daar eerst goed naar voordat je iets nieuws laat maken. En als je toch software laat bouwen voor je proces, zoals een boekings- of bestelsysteem, neem het dashboard dan meteen mee in die software. Dan zitten de cijfers precies waar het werk gebeurt.

Voorbeelden uit onze projecten

  • Tapp: festivals beheren drankjes, bestellingen en data efficiënter en zien realtime wat er op het evenement gebeurt. Organisatoren krijgen bruikbaar inzicht in de data van hun evenement, terwijl het platform grote aantallen transacties verwerkt.
  • DenHaagTax: boekingen, het uitzetten van ritten en betalingen staan in één systeem. Sinds de invoering ziet DenHaagTax meer boekingen en lagere operationele kosten.
  • MyBeauty247: alle bestellingen van de webshop en meerdere marktplaatsen komen samen in één centraal overzicht, wat het orderbeheer eenvoudiger maakt.
  • Haagse Taxi: tarieven en boekingen van twee taximerken staan op één plek.

In al deze gevallen zit het overzicht in de software die het werk doet. Dat is route 3, maar dan op maat gebouwd.

Hoe begin je?

Voordat je een tool kiest of iets laat bouwen, beantwoord je deze vijf vragen:

  1. Welke drie tot vijf cijfers leiden tot een beslissing? Niet "alles wat we hebben", maar de cijfers waar iemand iets mee doet. Omzet per dag, openstaande orders, ritten zonder chauffeur.
  2. Wie kijkt ernaar, en hoe vaak? Een directeur die maandelijks terugkijkt heeft iets anders nodig dan een planner die elk uur bijstuurt.
  3. Waar komt de data vandaan, en hoe vers moet die zijn? Een overzicht van gisteren is soms genoeg; op een drukke festivaldag niet.
  4. Wie mag wat zien? Medewerkers, managers, klanten en partners hebben vaak elk een eigen deel van de cijfers nodig.
  5. Wordt het onderweg gebruikt? Dan moet het dashboard ook op een telefoon goed leesbaar zijn.

Tip: schrijf bij elk cijfer op welke beslissing erbij hoort. Kun je geen beslissing bedenken, dan hoort het cijfer niet op je dashboard, hoe interessant het ook is.

Drie ontwerpregels voor een dashboard dat gebruikt wordt

  • Eén scherm, één vraag. "Hoe gaat het vandaag?" en "waar lekt onze marge?" zijn twee schermen, niet één overvol scherm.
  • Laat trend en context zien. "42 orders" zegt weinig; "42 orders, 15% meer dan vorige week" wel. Vergelijk met een doel of een vorige periode.
  • Waarschuw in plaats van te laten staren. Laat het dashboard een melding sturen als een cijfer over een grens gaat, zodat niemand de hele dag naar een scherm hoeft te kijken.

Bouw je een dashboard voor een nieuw product, dan gelden dezelfde regels. In Businessidee testen met een webapp lees je welke cijfers je dan wilt zien.

Wat kost een dashboard?

De kosten zijn anders opgebouwd per route:

  • BI-tool: licenties per gebruiker, plus de tijd om koppelingen en rapporten in te richten en bij te houden. Goedkoop om mee te beginnen, maar de kosten groeien met het aantal gebruikers.
  • Dashboard op maat: een eenmalige investering in de bouw, plus hosting en onderhoud. Bij ons valt een dashboard als webapplicatie in dezelfde prijsklassen als andere webapplicaties: een eerste versie vanaf €3.000 tot €5.000, met accounts en een beheeromgeving rond €5.000 tot €8.000, en met meerdere rollen of koppelingen rond €10.000 tot €15.000.
  • Ingebouwd dashboard: zit vaak al in je abonnement, of is een onderdeel van de software die je laat bouwen.

Na een gratis intake krijg je één vaste prijs en een opleverdatum, meestal binnen 4 tot 8 weken.

Zo werken wij

We bouwen webapplicaties van intern dashboard tot klantportaal, en koppelen ze met de systemen die je al gebruikt, van CRM tot boekhoudpakket. Je ziet elke week een werkende versie, en na betaling is de code van jou. Na de lancering kun je bij ons terecht voor onderhoud. Benieuwd welke route bij jou past? Bekijk hoe ons proces werkt of plan een gratis intake.